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A comunicação é um aspecto fundamental de qualquer projeto colaborativo. Felizmente, hoje em dia, existem inúmeras ferramentas disponíveis para esse fim – seja WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Google Drive, softwares de gerenciamento de projetos completos ou até mesmo plataformas de realidade aumentada e virtual de última geração, como o Horizon Workrooms do Facebook. Independentemente da plataforma preferida, estabeleça-a desde o início e garanta que todos os parceiros tenham acesso. Designe um gerente de projeto – A nomeação de um gerente de projeto para lidar com questões cotidianas ajuda a abordar tópicos como a conformidade com o contrato de subvenção, a organização e o apoio às reuniões do projeto e o acompanhamento dos pontos de ação das reuniões do grupo diretor.
Além de um gerente de projeto, pode ser benéfico ter uma pessoa designada em cada organização parceira para acompanhar as consultas localmente e garantir que todos os documentos necessários sejam entregues prontamente. Realize reuniões trimestrais do grupo de direção – Reuniões trimestrais do grupo de direção são uma forma eficaz de manter o progresso suficiente ao longo do projeto. Reuniões mensais menos formais, possivelmente específicas para cada pacote de trabalho, também são úteis para atualizações em pequena escala. Para garantir que essas reuniões permaneçam focadas e relevantes, considere dividi-las em grupos de direção técnicos e não técnicos. Isso também ajudará a controlar a frequência.
Promova os grupos de direção como uma oportunidade para os parceiros destacarem o trabalho que vêm realizando. Isso tende a ser mais eficaz quando analisado individualmente. Outros itens importantes da agenda incluem atualizações com o IP, revisões de avaliação de riscos, atualizações com comunicação e disseminação, contribuições do escritório de monitoramento (se houver), revisão do gráfico de Gantt (em termos de progresso), revisão de entregas passadas e futuras e uma revisão financeira.